Meus e-mails estão lotando as caixas e o espaço.

Verifique se o campo deixar cópia no servidor está marcado em seu Outlook.
Desmarque. Isso fará com que todo email baixado para o seu computador, seja apagado do servidor.

Algumas empresas precisam manter em seus arquivos anexos e contratos por muitos anos.
Dependendo do volume de arquivos, isso pode fazer com que o espaço contratado em seu plano seja excedido rapidamente.

Como resolver isso de forma gratuita sem precisar aumentar o plano de hospedagem?

Nesse caso sempre indicamos o uso de sistemas de armazenamentos gratuitos. por exemplo, você pode criar uma conta no Google Drive ou no One Drive da Microsoft diretamente pela Web e armazenar os contratos em pastas com o nome de cada cliente.
Após fazer isso, você pode excluir os emails do servidor.

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